“组织架构复杂”、“业务范围广泛”、“信息共享难度大”……是横亘在集团型企业管理中的常见难点。尤其在本就零散的财务费用管理上,想要实现完全的标准、流程化管理并非易事。

经过产品团队的悉心研发和客户试点检验,分贝通上线「集团版」解决方案,实现了“一个企业账号管理多分/子公司支出”,助力集团统一落地消费规则,实时的资金流转和数据精细化。

分/子公司费用分散?

统一管理 标准化规则

大部分的集团型企业中,由于分/子公司的业务形态差异,企业费用管理“各自为政”,报销标准、审批流程和出差规则等参差不齐,集团迫切需要进行统一管理。

在传统的解决方案中,集团会配置对应的财务人员、行政人员,用于处理集团与分/子公司的往来账目和支出等,管理效率低且需承担更多人工成本。

利用集团版,企业能够搭建分/子公司架构体系,并下发统一的审批流模版和消费规则模版,实现内部机制的一致性。

统一模版,审批流程标准化:集团制定审批流程后,可在系统中同步下发至分/子公司,所有修改实时同步。目前,分贝通支持差旅订单、采购、快递超规等审批流下发,后续还将进一步打通差旅行程申请单能力;

统一规则,规则落地集中化:利用集团版,集团公司可集中管理消费规则,包括员工出差、报销规则等,保证所有员工消费在规则范围内不超规;

统一账单,支出明细全面掌握:得益于统一的支出管理,集团可实时查看所有分/子公司的费用消耗情况、账单详情等,精准掌握所有支出情况;

以传统制造行业中的一家集团型企业为例。该公司在全国8个城市都成立了子公司,由于子公司费用标准不一,经常出现“同量级的两家子公司有3倍以上费用支出差距”的情况。因此,为了能够规范员工商务消费标准,该公司规定所有员工的报销费用必须由总部统一管理。但,没有合适的管理工具,并没有得到有效落地。

该公司上线集团版后,所有问题迎刃而解。通过分贝通管理后台,该集团统一下发了标准的审批流和规则模版,包括出差标准、报销标准等,以内嵌系统的方式,让员工在潜移默化中“按照规矩办事”。同时,由于集团管理员能随时查看不同分/子公司的费用消耗情况,并进行灵活的调整,集团的规则制定变得更合理且人性化。

跨主体审批流程乱?

自动归属主体更丝滑

集团型企业的费用管理中,“跨主体审批”的需求不可忽视。由于集团公司的业务复杂性,高管跨主体担任职务,或者是员工借调其他子公司的情况屡见不鲜。这就涉及到了“跨主体”审批的管理问题。

传统解决方案缺点在于:企业内部没有合理的系统工具,跨主体申请单从来都是特事特办,例如通过邮件审批或者是他人代申请等,很容易导致账目数据混乱,主体归属不清晰等情况。

新零售行业的集团型企业就经常出现员工派遣的情况。过去,公司需要经过层层审批和权限调整,耗费时间长且灵活性差,经常一个项目结束,人员组织架构信息还在原地,这样也导致了“员工不知该如何申请出差报销和因公采购”的情况发生。

利用集团版,只需财务管理员为该员工配置“授权”即可。授权完成后,员工即可自如的进行跨主体的费用申请、报销申请。与此对应的是,所有账务拆分和报表数据归集的工作都由系统解决,财务管理员可配置审批哪些主体的对应单据,流程标准化程度大大提升。

分/子公司出账单慢?

独立出账、结算高效率

在集团版中,分/子公司可独立管理账户,自主选择根据集团管理要求进行一致性管理或者配置自定义管理,更多选择。

过去,集团管理通常由专人拆账,由于存在大量的核对和回收周期,且经常反复调整,财务工作量大,业务处理耗费时间长。

建筑建造行业的集团型企业对于拆分账单的诉求更高。一家建筑集团企业下属有超10个子公司的主体,由于业务数据,该企业经常基于项目进行管理,因此集团总部管理各子公司账单的专人不仅要匹配对应主体信息,还需要基于项目类目做考量。

借助集团版,该公司在分贝通管理后台即可完成多个主体子公司的独立管理,包括人员,组织,差标,对账,充值等,可独立出具账单;同时,子公司还能够根据项目进行权限归属配置,让所有员工的支出订单数据自动归类,显著减少了项目归类的工作量;利用功能权限配置,该公司还很好的实现了各子公司间的数据独立,保证了信息的安全性。

数据散 难管理?

自动沉淀全面掌握

在数据价值被企业反复提及的当下,集团版也能够通过集中化的管理获取到最真实的业务数据,帮助企业进行业务决策。

过去,由于缺乏有效的管理手段,集团需要耗费大量的人力进行分/子公司的报表整理。不过,大量的事后报销数据,难以直观洞察的员工消费行为,无法通过费用数据掌握业务动向。因此,在传统的报销费用管理解决方案下,该类数据没有对集团管理产生实质的价值。

而得益于一个系统的统一管理,集团能够统一查看账单并了解消费情况,反哺集团更好的制定规章制度。例如,通过数据洞察,发现该公司没有配置员工预订机票折扣的规则,从而导致所有预订行为不受限制导致了高额支出等。通过最真实的员工消费行为数据,可为企业带来进一步的降本增效。

目前,分贝通已经为大量集团型企业提供了集团版解决方案,通过规则制定和消费数据的统一管理,还带来了20%以上的成本节约。